大学・専門学校のオープンキャンパス・資料請求問い合わせをAIで自動化する方法

大学・専門学校への問い合わせは、受験生本人だけでなく保護者からも寄せられ、学部・学科の内容から学費、就職実績まで質問の幅が広くなりがちです。オープンキャンパスのシーズンや出願直前には問い合わせが集中し、広報・入試担当者だけで即応するのが難しい場面も出てきます。接客AIを一次窓口に置くことで、受験生・保護者の疑問に途切れず答えられる体制を作れます。

大学・専門学校の問い合わせが抱える特有の事情

• 問い合わせ者が受験生本人と保護者の二層に分かれ、知りたい内容が異なる（学生生活・就職実績・学費など）
• オープンキャンパスの申込期間や出願直前に問い合わせが急増する
• 学部・学科・コースごとに情報量が多く、担当部署をまたいだ問い合わせも多い
• 平日夜間や休日の問い合わせが多く、事務窓口の対応時間外に来ることが多い

進学検討は複数校を比較しながら進むため、返信の速さと分かりやすさが志望度に影響します。

接客AIで自動化しやすい範囲

オープンキャンパス・説明会の予約受付

日程・回によって定員や内容が異なるオープンキャンパスの予約を、AIが空き状況を案内しながら受け付けます。保護者同伴の可否や参加時の持ち物など、当日に関する定型質問もあわせて案内できます。

資料請求・出願要件のよくある質問

学部・学科ごとの資料請求受付、出願資格、入試方式の違い（推薦・AO・一般など）、学費や奨学金制度の概要といった頻出質問はFAQとして整備し、AIが24時間案内します。学費や合否基準など断定的な数値を伴う質問は、最新情報の確認先（募集要項・入試課）へ丁寧に誘導する設計が安全です。

在校生・就職実績に関する定性的な質問への対応

「どんな授業がありますか」「就職先はどんな業界が多いですか」といった質問には、公式サイトや学校案内に基づく一般的な傾向を案内しつつ、詳細は個別相談やオープンキャンパスでの説明に誘導します。

保護者向け窓口としての設計ポイント

観点	設計のポイント
想定読者の切り替え	「受験生向け」「保護者向け」でメニューを分け、知りたい情報にすぐたどり着けるようにする
学費・奨学金の案内	具体的な金額は最新の募集要項ページへリンクし、AIは概要のみ案内する
個別相談への導線	込み入った相談（特待生制度・編入学など）は早めに入試課の窓口へつなぐ
繁忙期のスケール	オープンキャンパス直前・出願直前は問い合わせ量が数倍になる想定で設計する

導入を進める際のステップ

1. 問い合わせ内容の棚卸し：入試課・広報課に寄せられる過去の問い合わせを整理し、頻出テーマ（学費・入試方式・学部内容など）を洗い出す
2. 受験生向け・保護者向けのFAQを分けて設計：同じテーマでも知りたい粒度が異なるため、対象読者ごとにメニューを分ける
3. 繁忙期に備えた運用体制の確認：オープンキャンパス直前・出願直前の問い合わせ急増を見越し、AIで一次対応できる範囲を広げておく
4. 入試課への引き継ぎ基準の明確化：特待生制度や編入学など個別性の高い相談は、どの時点で担当者につなぐかを事前に決めておく
5. 学部・学科横断の情報整備：複数学部にまたがる質問にも対応できるよう、部署をまたいだ情報共有の仕組みを整える

よくある質問

Q. 学部ごとに問い合わせ窓口が分かれている場合、AIはどう対応すればよいですか？

A. 最初に「知りたい学部・学科」を選んでもらうメニューを用意し、そこから該当するFAQや担当窓口に振り分ける設計が有効です。学部横断の質問（学費・入試日程など）は共通のFAQとして一元管理すると運用がシンプルになります。

Q. オープンキャンパスの予約が集中する時期でも、AIだけで対応しきれますか？

A. 定型的な予約受付・よくある質問への対応はAIで十分カバーできますが、個別の進路相談や特殊な事情への対応は人による相談枠を別途用意しておくことをおすすめします。AIが一次対応で負担を減らすことで、担当者は個別相談により多くの時間を割けるようになります。

まとめ

大学・専門学校の問い合わせは受験生と保護者で関心事が異なり、オープンキャンパスや出願時期に対応が集中しやすいという特徴があります。接客AIをオープンキャンパスの予約受付やよくある質問の一次対応に活用することで、繁忙期でも途切れない対応が可能になります。組織づくりや業務効率化の視点はCrossLinkのコラムでも取り上げています。AIWAY Groupでは、教育機関の特性に合わせた接客AIの設計・導入支援を行っており、学校広報・入試業務での活用についてもご相談いただけます。