年末年始・GW・お盆の長期休業案内も接客AIで負担軽減｜事前準備で問い合わせ対応をラクにする方法

年末年始や​ゴールデンウィーク、​お盆など、​あらかじめ決まっている​長期休業の​前後は、​「営業しているか」​「休業期間中の​対応は​どうなるか」と​いった​問い合わせが​例年同じように​増える​時期です。​台風などの​突発的な​災害対応と​違い、​休業の​時期は​あらかじめ分かっているにも​かかわらず、​毎回​同じ​問い合わせに​手作業で​対応し続けている​事業者も​少なく​ありません。​本記事では、​こうした​計画的な​長期休業の​前後に​接客AIで​備える​方法を​紹介します。

なぜ長期休業前後に​問い合わせが​増えるのか

長期休業の​前後には、​次のような​問い合わせが​決まった​パターンで​増える​傾向が​あります。

• 休業期間は​いつから​いつまでか
• 休業前・休業明けの​営業時間に​変更は​あるか
• 休業期間中に​注文・予約を​した​場合の​対応は​どうなるか
• 休業明けの​返信・発送は​いつから​再開されるか

内容が​ほぼ決まっているにも​かかわらず、​時期が​来る​たびに​同じ​質問へ​個別に​返信していると、​担当者の​負担が​繰り返し発生します。

接客AIで​長期休業案内を​仕組み化する

長期休業の​案内は、​災害時のような​突発対応と​違ってあらかじめ準備できると​いう​特徴が​あります。​この​特徴を​生かし、​次のような​形で​接客AIに​組み込んで​おくと、​毎回の​対応を​ラクに​できます。

1. 休業期間・​営業時間変更を​テンプレート化しておく
2. 休業日が​近づいた​タイミングで​接客AIの​案内を​切り​替える
3. よく​ある​質問​（注文受付・​発送・​返信再開の​時期）を​事前に​シナリオへ​組み込んで​おく

チャットや​LINEで​あれば、​休業中であっても​案内​その​ものは​常時表示できる​ため、​電話が​つながらない​時間帯でも​基本的な​疑問を​解消できます。

休業パターン別に​整理して​おきたい​項目

長期休業は​時期に​よって​問い合わせの​内容が​少しずつ異なります。​あらかじめパターンを​整理しておくと、​シナリオ作成が​スムーズに​なります。

休業パターン	問い合わせで​多い​内容
年末年始	休業期間、​年内最終受付日、​年始の​営業再開日
ゴールデンウィーク	休業期間、​飛び石期間中の​営業有無
お盆・​夏季休業	休業期間、​発送・​配達スケジュールへの​影響

同じ​「長期休業」でも​聞かれる​内容は​時期に​よって​変わる​ため、​パターンごとに​テンプレートを​分けておくと​案内の​精度が​上がります。

事前準備の​スケジュール例

長期休業案内は​直前に​なって​慌てて用意するのではなく、​余裕を​持って準備しておく​ことが​有効です。

• 休業日の​1〜2か​月前：​休業期間・​営業再開日を​確定させる
• 休業日の​2〜​3週間前：​案内文の​テンプレートを​作成し、​接客AIの​シナリオに​反映する
• 休業日の​直前：受付AIの​案内表示を​切り​替え、​最終確認を​行う

この​スケジュールを​あらかじめ決めて​おく​ことで、​毎年​同じ​時期に​慌てて対応する​状況を​避けやすくなります。

まとめ

年末年始・​ゴールデンウィーク・​お盆と​いった​長期休業は、​時期が​あらかじめ分かっているから​こそ、​接客AIに​よる​事前準備との​相性が​よい​場面です。​休業パターンごとに​テンプレートを​整理し、​余裕を​持ってシナリオへ​反映しておく​ことで、​毎回​発生していた​問い合わせ対応の​負担を​軽減できます。​AIWAY Groupでは、​こうした​季節ごとの​案内設計を​含めた​シナリオ作成の​相談にも​対応しています。​より​業務全体の​自動化を​検討したい​場合は、Flex AIWAYが​手がける​業務自動化の​導入事例も​参考に​なります。