AIWAY GroupのWAYBOTに毎日届く同じ質問の返信を任せる｜営業時間・予約方法・場所の案内から始める手順
AIWAY Groupの接客AI「WAYBOT」に、毎日のように届く同じ質問への返信を任せる手順を紹介します。任せる質問の選び方、答えのまとめ方、任せたあとの見直し方を、最初に取り組みやすい順に整理しました。
営業時間、予約の方法、お店の場所。毎回同じ答えで済む質問に、そのたびに手を止めて返信していると、それだけで一日のかなりの時間が取られてしまいます。AIWAY Groupが提供する接客AI「WAYBOT」には、こうした質問にAIがすぐに答える使い方があります。この記事では、同じ質問への返信をWAYBOTに任せるまでの手順を、取り組みやすい順に紹介します。
任せやすい質問の3つの特徴
最初に任せる質問は、次の3つに当てはまるものから選ぶと失敗が少なくなります。
- 答えが毎回同じ：誰が聞いても、同じ答えを返せばよい
- お客様ごとに答えが変わらない：個別の事情や見積もりが必要ない
- 答えの元になる情報がはっきりしている：営業時間や場所など、すでに公開している情報で答えられる
たとえば「何時まで営業していますか」「駐車場はありますか」「予約はどこからできますか」といった質問が当てはまります。
手順1｜1週間分の問い合わせから同じ質問を拾う
まず、1週間分のLINE・DM・メールなどを見返し、同じ内容の質問に印をつけます。言い回しが違っても、聞きたいことが同じなら同じ質問として数えます。「何時まで開いていますか」と「閉店時間を教えてください」は、どちらも営業時間の質問です。
数が多かった順に並べると、どの質問から任せればよいかがはっきりします。
手順2｜答えを1問1答で書く
拾い出した質問ごとに、答えを短く書きます。書くときは次の点に気をつけます。
- 一つの答えに、伝えたいことを詰め込みすぎない
- 臨時休業や季節で変わる内容があれば、その扱いも書いておく
- 答えのあとに、次に見てほしいページや手順を添える
WAYBOTの導入では、こうしたよくある質問や対応のルールをもとに、お店や会社に合わせた接客AIを設計します。今使っている返信の定型文がある場合は、返信テンプレートをAI接客に活かす手順も参考になります。
手順3｜任せない質問を決める
同じ質問に見えても、人が答えた方がよいものがあります。料金の個別の相談、お客様ごとの事情を伴う質問、ご不満の連絡などは、WAYBOTが答えずに人へ引き継ぐ質問として分けておきます。WAYBOTは、必要な場面だけ人へ引き継ぐ使い方ができます。
手順4｜返信を確かめて、言葉を直す
返信を任せ始めたら、しばらくはAIの返信を毎日確かめます。WAYBOTは返信を代行し、スタッフは確認するだけで済む形を目指しています。確かめるときは、次の点を見ます。
- 答えの内容が、今の情報と合っているか
- お客様が同じことを聞き直していないか
- 答えのあとに、次の行動へ進めているか
聞き直しが多い質問は、答えの言葉が足りていない合図です。答え方を直し、また様子を見ます。答えの整え方は接客AIのナレッジベース構築で詳しく解説しています。
任せる範囲を少しずつ広げる
同じ質問への返信が安定してきたら、次は予約前の質問や購入前の確認など、もう一歩進んだ問い合わせへ範囲を広げます。一度に広げるのは一つの種類だけにすると、どこで返信がうまくいかなかったかが分かりやすくなります。小さく始める考え方は小規模事業者向け接客AI導入ガイドにもまとめています。
まとめ
毎日届く同じ質問は、WAYBOTに任せやすい問い合わせです。1週間分の問い合わせから同じ質問を拾い、答えを1問1答で書き、任せない質問を分け、返信を確かめて直す。この4つの手順で進めれば、スタッフが同じ文章を打つ時間を減らしていけます。
同じ質問の答えは、サイトやブログにも載せておくと、聞かれる前にお客様が自分で見つけられるようになります。ブログを毎日書いて公開する作業も、今はパソコンにくわしくない人がたのめるようになっています。AIKOAIなら「毎朝、ブログを1本書いて」とチャットで伝えるだけで、話題選びから公開までやってくれます。お店の発信をAIに任せる進め方は、AIKOAIのメディアの記事でも紹介しています。