問い合わせフォームの自動返信メールの書き方｜受付完了メールに入れる項目と接客AIへの広げ方

問い合わせフォームから​送信した​あと、​何の​連絡も​届かないと、​お客様は​「本当に​送れたのだろうか」と​不安に​なります。​その​不安を​和らげるのが、​送信直後に​届く​自動返信メール​（受付完了メール）です。​この​記事では、​自動返信メールに​入れておきたい​項目と​書き方の​ポイント、​さらに​受け付けの​連絡だけで​終わらせない​接客AIへの​広げ方を​紹介します。

自動返信メールの​3つの​役割

自動返信メールには、​主に​次の​3つの​役割が​あります。

1. 届いた​ことを​伝える：送信が​完了し、​内容を​受け付けた​ことを​知らせます
2. この​先の​流れを​伝える：いつごろ、​どの​方法で​返事が​届くのかを​伝えます
3. 待つ間の​不安を​減らす：急ぎの​場合の​連絡方法や、​すぐに​答えが​分かる​案内を​添えます

この​3つが​そろっていれば、​お客様は​安心して​返事を​待てます。

入れておきたい​7つの​項目

項目	書き方の​ポイント
件名	「お問い合わせを​受け付けました」など、​ひと目で​内容が​分かる​言葉に​する
宛名	フォームに​入力された​お名前を​差し込む
受け付けの​一文	お問い合わせへの​お礼と、​受け付けた​ことを​伝える
送信内容の​控え	入力された​内容を​載せ、​送った​内容を​見返せるように​する
返事までの​目安	「2営業日以内に​ご連絡します」など、​守れる​範囲で​書く
急ぎの​場合の​案内	急ぎの​ときの​連絡先や、​受け付けている​時間を​書く
よく​ある​質問への​案内	すぐに​答えが​分かる​ページへの​リンクを​添える

最後に、​送信元の​お店や​会社の​名前と、​この​メールが​自動で​送られている​ことを​書き添えます。

文面の​例

件名：​お問い合わせを​受け付けました

〇〇様

この​たびは​お問い合わせいただき、​ありがとう​ございます。​以下の​内容で​受け付けました。​担当者より​2営業日以内に​ご連絡いたします。

（送信内容の​控え）

お急ぎの​場合は、​営業時間内に​お電話で​ご連絡ください。​営業時間や​予約の​方法は、​よく​ある​質問の​ページでも​ご案内しています。

※この​メールは​送信専用の​アドレスから​自動で​お送りしています。

〇〇の​部分には、​フォームに​入力された​お名前が​入るように​設定します。

書く​ときに​気を​つける​こと

• 守れない​目安を​書かない：目安を​過ぎても​返事が​ないと、​かえって​不安を​大きくします
• 控えに​載せる​内容は​必要な​分だけに​する：個人情報を​必要以上に​繰り返さないようにします
• 返信先を​分かりやすく​する：自動返信メールに​返信されても​届かない​場合は、​その​ことを​明記します

受け付けで​終わらせない、​接客AIへの​広げ方

自動返信メールが​伝えられるのは、​「受け付けました」と​いう​ところまでです。​お客様が​本当に​知りたい​答えは、​担当者の​返事を​待つことになります。

ここで​役立つのが​接客AIです。​接客AIは、​問い合わせの​内容​その​ものに​答えられます。​営業時間や​予約の​方法のように​答えが​決まっている​質問なら、​フォームではなく​チャットや​メールで​聞いて​もらい、​その場で​返信できます。​フォームと​チャットの​使い分けは問い合わせフォームと​チャットAIの​選び方で、​メールへの​返信を​任せる​仕組みはメール返信AIの​仕組みで​紹介しています。

まとめ

問い合わせフォームの​自動返信メールには、​受け付けの​連絡、​送信内容の​控え、​返事までの​目安、​急ぎの​場合の​案内、​よく​ある​質問への​案内を​入れておくと、​お客様が​安心して​待てるようになります。​受け付けの​先の​返事まで​早めたい​場合は、​答えの​決まった​質問を​接客AIに​任せる​方法を​検討してみてください。

問い合わせフォーム​その​ものを​用意したり、​案内の​ページを​整えたりするのは、​これまで​専門の​知識が​必要な​作業でした。​今は​それも、​パソコンに​くわしくない​人が​言葉で​頼める​作業に​なっています。話すだけで​お問い合わせの​フォームを​形に​してくれる​AIKOAIなら、​「お問い合わせの​フォームを​作って」と​ひと​言たのむだけで​準備が​進みます。