AIWAY GroupのWAYBOTを、ひとりで営むお店で使う｜接客や作業の手を止めずに、返信を任せる使い方の例
ひとりで営むお店や事務所で、接客中や作業中に届く問い合わせへの返信が追いつかない方へ。AIWAY Groupの接客AI「WAYBOT」に返信を任せる使い方の例と、始める前に決めておくことをまとめました。
お客様の対応をしている最中に、スマートフォンへLINEが届く。手が離せなくて、返信は夜になってしまう。ひとりで営むお店や事務所では、接客、施術、調理、事務のすべてを自分でこなすため、問い合わせへの返信が後回しになりがちです。けれども、お客様は「すぐ返事が欲しい」と思って連絡をくれています。
WAYBOTは、AIWAY Groupが提供する接客AIです。問い合わせ・相談・予約前の質問・購入前の確認に、AIが自動で返信します。この記事では、ひとりで営むお店で、WAYBOTに返信を任せる使い方の例を、場面ごとにご紹介します。
ひとりで営むお店で、返信が止まりやすい場面
次のような場面は、ひとりで営んでいる方なら、心当たりがあるのではないでしょうか。
- 接客や作業の最中：目の前のお客様を優先するため、届いたメッセージを見る余裕がない
- 営業時間のあと：夜や休日に届いたメッセージを、翌日にまとめて返すことになる
- 同じ質問のくり返し：営業時間、予約のしかた、場所などの質問に、毎回ほとんど同じ返信を書いている
返信が遅れると、お客様は待ちきれずに、ほかのお店へ移ってしまうことがあります。かといって、ひとりでは、返信のために手を止めるわけにもいきません。
WAYBOTに任せる、三つのこと
WAYBOTは、決まった言葉に決まった文を返すだけの仕組みではなく、会話で要件まで進めていく接客AIです。ひとりで営むお店では、次の三つを任せると、手が止まりにくくなります。
1. 毎日届く、同じ質問への返信
営業時間、予約のしかた、場所の案内など、答えが決まっている質問に、AIが自然な文章で返信します。ひとりの時間は限られているため、くり返しの返信をAIが引き受けるだけで、手元の時間が空きます。
2. 接客中や営業時間外の、最初の一次対応
WAYBOTは、24時間365日、対応が途切れません。深夜も休日も、AIが一次対応を続けるため、接客や作業に集中している間も、お客様を待たせずに済みます。営業時間外に届いたメッセージの扱い方は、営業時間外の問い合わせに返信するでも紹介しています。
3. 判断が必要なものだけを、自分へ引き継ぐ
特別な対応が必要な相談や、例外にあたる内容は、必要な場合だけ人へ引き継ぎます。すべてをAIが決めるのではなく、「自分が答えるべきもの」だけが手元に届く形にできます。
一日の流れの例
ひとりで営むお店の、一日の流れの一例です。実際の設計は、お店の営業のしかたに合わせて決めます。
- 朝、営業の前：夜のあいだに届いたやり取りを、さっと見返す。AIが引き継いだ相談だけに、返事をする
- 営業中：接客や作業に集中する。届いた質問への一次対応は、AIが進める
- 休憩のとき：引き継がれた問い合わせだけを確かめて、必要な返事をする
- 営業のあと：その日のやり取りを見返して、答えの抜けがないかを確かめる
返信のために、毎回手を止める必要がなくなります。
始める前に、決めておく三つのこと
ひとりで営むお店でも、準備の基本は変わりません。使い始める前に、次の三つを決めておきます。
- 任せる範囲：どんな質問を、WAYBOTに任せるか
- 答えの元になる情報：営業時間、予約のしかた、場所、よくある質問とその答え
- 引き継ぎ先：自分が答えるべき相談の種類と、連絡を受ける方法
くわしくは、WAYBOTを使い始める前の準備で紹介しています。何を任せるかに迷うときは、お客様の質問を3週間分集めて、任せる順番を決めるの方法が使えます。
続けるための、小さな約束
- 最初は、窓口をひとつに絞る：LINE公式アカウントなど、いちばん問い合わせが届く窓口から始めます
- 週に一度、やり取りを見返す：同じ質問が増えていないか、案内がわかりにくくないかを確かめて、答えの元になる情報を直します。見直しの進め方は、届いた問い合わせを振り返る運用で紹介しています
- 答えが変わったら、すぐ直す：営業時間や休みの予定が変わったときは、答えの元になる情報も同じ日に直します
WAYBOTでできることの全体像は、WAYBOTでできることにまとめています。
まとめ
ひとりで営むお店では、接客や作業の最中に届く問い合わせへの返信が、後回しになりがちです。WAYBOTなら、毎日届く同じ質問への返信、接客中や営業時間外の一次対応を、AIが引き受けます。判断が必要なものだけを自分へ引き継ぐ形にすれば、手を止めずに、お客様を待たせない対応ができます。任せる範囲、答えの元になる情報、引き継ぎ先を決めてから、ひとつの窓口で始めてみてください。
WAYBOTが答える営業時間や予約のしかたは、サイトやお店の案内に、いつも新しい内容で載っていてこそ役立ちます。ひとりで営んでいると、その更新も後回しになりがちですが、いつもの言葉でひと言たのむだけで、サイトの公開やSNSの投稿まで進めてくれるAIKOAIなら、パソコンにくわしくなくても、答えの置き場所を整えられます。