AIWAY GroupのWAYBOTで、バラバラな問い合わせ窓口をまとめて受け止める｜LINE・DM・メール・Webチャットの使い方の例

お店や​会社への​問い合わせは、​LINE公式アカウント、​Instagramや​Xの​DM、​問い合わせメール、​Webサイトの​チャットと、​気づけばいく​つもの​窓口に​分かれて​届くようになります。​窓口が​増える​ほど​「どこに​届いた​連絡を、​誰が​返すのか」が​あいまいに​なり、​見落としや​返信の​遅れが​起きやすくなります。

この​記事では、​AIWAY Groupが​提供する​接客AI​「WAYBOT」に、​複数の​窓口を​まとめて​受け止めて​もらう​使い方の​例を​紹介します。​WAYBOTで​できる​ことの​全体はWAYBOTで​できる​ことに​まとめています。

窓口が​分かれると​起きやすい​こと

窓口ごとに​見に​行く​アプリや​画面が​違うと、​次のような​ことが​起きがちです。

• 見る​順番が​決まっていない：メールは​毎朝​見るのに、​DMは​気づいた​ときだけ、と​いう​差が​生まれる
• 返す人が​決まっていない：LINEは​店長、​メールは​事務の​担当、​と分かれていて、​担当者が​休みの​日に​返信が​止まる
• 答えが​そろわない：同じ​「予約の​変更は​できますか」に、​窓口ごとに​違う​言い方で​返してしまう

どれも​担当者の​せいではなく、​窓口が​増えた​ことで​起きる​行き違いです。

WAYBOTが​窓口を​まとめて​受け止める​仕組み

WAYBOTは、​LINE・​Instagram/Xの​DM・​問い合わせメール・​Webサイトの​チャットなど、​お客様が​使う​主要な​窓口に​対応しています。​どの​窓口から​届いた​連絡にも、​AIが​自然な​文章で​返信し、​深夜も​休日も​一次対応を​続けます。​人の​対応が​必要な​内容だけを​担当者へ​引き継ぐので、​スタッフは​引き継がれた​連絡に​集中できます。

答えの​元に​なるのは、​お店や​会社ごとの​よく​ある​質問や​対応の​ルールです。​窓口が​違っても​同じ​元から​答える​ため、​「LINEと​メールで​案内が​食い​違う」と​いう​ことが​起きにくくなります。

使い方の​例｜窓口ごとに​届く​連絡と、​任せ方

た​とえば、​予約制の​お店に​次のような​連絡が​届いている​場合を​考えてみます。

窓口	よく​届く​連絡	WAYBOTに​任せる​こと
LINE公式アカウント	予約の​空き・営業時間	営業時間の​案内と、​希望の​日時の​聞き取り
Instagramの​DM	投稿で​見た商品・メニューの​質問	内容の​説明と、​予約や​購入への​案内
問い合わせメール	長めの​相談・複数の​質問	要件の​整理と​返信の​下書き
Webサイトの​チャット	場所・支払い方法	よく​ある​質問への​その​場の​回答

窓口ごとの​くわしい​使い方は、LINE公式アカウントの​質問に​答える​使い方、Instagram・​Xの​DMに​答える​使い方、問い合わせメールに​返信する​使い方、Webチャットの​問い合わせに​答える​使い方で​紹介しています。

始める​前に​そろえておく​3つの​こと

1. 今ある​窓口を​書き出す：LINE・DM・​メール・​チャット・​フォームなど、​お客様が​連絡してくる​場所を​すべて​並べます
2. 窓口ごとの​連絡を​集める：1〜2週間分を​集め、​どの​窓口に​どんな​連絡が​多いかを​見ます。​記録の​付け方は問い合わせ管理表の​作り方が​参考に​なります
3. 答えを​一つに​そろえる：同じ​質問への​答えが​窓口ごとに​違っていないかを​見直し、​一つの​答えに​決めます。​言い回しの​そろえ方は返信の​言い回しを​そろえる​方法に​まとめています

相談から​運用までの​進め方

WAYBOTは、​無料の​相談で​今の​問い合わせ対応の​課題を​聞く​ところから​始まります。​次に、​よく​ある​質問や​対応ルールを​もとに、​お店や​会社専用の​接客AIを​設計します。​そのうえで​LINE・DM・​メールなどに​つないで​返信を​始め、​運用しながら​改善していきます。​相談から​運用まで、​AIWAY Groupが​伴走します。​導入の​相談は、​AIWAY Groupの​問い合わせフォームから​受け付けています。​サービスの​全体はWAYBOTの​トップページで​紹介しています。

まとめ

問い合わせの​窓口が​増えた​ときは、​窓口を​減らすよりも、​届いた​連絡を​まとめて​受け止める​仕組みを​用意する​ほうが、​お客様に​とっての​連絡の​しやすさを​保てます。​まずは​今ある​窓口と、​そこに​届く​連絡を​書き出す​ところから​始めてみてください。

窓口を​整えたら、​「ご予約や​ご質問は​LINEから​どうぞ」と、​連絡先を​SNSで​お知らせしておくとお客様を​迷わせません。​こうした​投稿は、​今は​パソコンや​AIに​くわしくない​人でも​続けられるようになっています。AIKOAIの​SNS自動化なら、​AIエージェントに​「LINEの​友だち追加を​案内する​投稿を​出しておいて」と​話しかけるだけで、​画像と​文章づくりから​投稿まで​進めてくれます。